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Donnerstag, 14. Mai 2015

To-Do Listen - Übersicht und Ordnung

Episode 3 - To-Dos ordnen und kategorisieren

Wir haben also den ersten Schritt gewagt und unsere To-Do Liste erstellt. Jetzt blicken wir auf eine Reihe von verschiedene To-Dos, die sich auf unserer Liste tummeln. Aber was nun? Es empfiehlt sich die To-Dos auf unserer Liste in unterschiedliche Kategorien einzuteilen. Welche Kategorien? Und wozu? Bitte gerne, hier kommt die Antwort.

Eine To-Do Liste hat verschiedene Funktionen, sie soll uns erinnern und helfen, Dinge die wir erledigen müssen nicht zu vergessen. Sie soll aber auch helfen unseren Tag zu strukturrieren (für Fortgeschrittene) und uns bei einer möglichst effizienten Erledigung unserer To-Dos unterstützen. Wenn wir anfangen die To-Dos auf unserer Liste einfach von oben nach unten abzuarbeiten, wird das nicht so einfach am Stück möglich sein. D.h., wir führen z.B. ein Telefonat, schreiben dann eine E-mail, als nächstes folgt ein To-Do, das wir jetzt grade gar nicht erledigen können (jemanden treffen oder eine Erledigung machen), um danach wieder ein Telefonat zu führen. Auf diese Weise wird sehr viel Zeit verschwendet und wir kommen nicht richtig voran. Es empfiehlt sich deshalb die To-Dos in Kategorien aufzuteilen und sie dann in Blöcken zu bearbeiten.

Welche Kategorien gibt es, bzw. sind sinnvoll? Darauf gibt es keine allgemeingültige Antwort. Das könnt Ihr ganz frei entscheiden und die Aufteilung so vornehmen, wie es für Euch am besten passt und Sinn macht. Allerdings zeige ich hier gerne einige, für mich sinnvolle, Kategorien, die sich in meinem Alltag bewährt haben.

                      1.  Telefonate
                      2.  E-Mails
                      3.  Treffen
                      4.  Erledigungen
                      5.  Events
                      6. Projekte
                      7. Aufgaben (allgemein)


Wenn Ihr die für Euch passenden Kategoriern definiert habt, könnt Ihr die To-Dos auf Eurer Liste diesen zuteilen. Dafür könnt Ihr entweder eine neue To-Do Liste erstellen, die Kategorieen als Überschriften verwenden und dann die dazugehörigen To-Dos darunter aufführen (das ist die übersichtlichere Variante, macht aber etwas mehr Arbeit) oder Ihr verwendet die To-Do Liste die Ihr bereits erstellt habt und ordnet die To-Dos Euren Kategorien zu, indem Ihr sie markiert. Z.B. könnt Ihr für jede Kategorie eine Farbe festlegen (erstellt irgendwo eine kleine Legende, damit Ihr nachsehen könnt welche Farbe Ihr welcher Kategorie zugeteilt hattet, falls Ihr es mal vergesst) und allen To-Dos einer Kategorie diese Farbe geben. Genauso könnt Ihr es stattdessen auch mit kleinen Zeichen machen (Stern, Dreieck, Kreuz, etc.) oder Abkürzungen ("T" oder "Tel" für Telefonate z.B.). Probiert einfach aus, was für Euch am besten funktioniert.

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