To-Do Listen - Übersicht und Ordnung

Episode 3 - To-Dos ordnen und kategorisieren

Wir haben also den ersten Schritt gewagt und unsere To-Do Liste erstellt. Jetzt blicken wir auf eine Reihe von verschiedene To-Dos, die sich auf unserer Liste tummeln. Aber was nun? Es empfiehlt sich die To-Dos auf unserer Liste in unterschiedliche Kategorien einzuteilen. Welche Kategorien? Und wozu? Bitte gerne, hier kommt die Antwort.

Eine To-Do Liste hat verschiedene Funktionen, sie soll uns erinnern und helfen, Dinge die wir erledigen müssen nicht zu vergessen. Sie soll aber auch helfen unseren Tag zu strukturrieren (für Fortgeschrittene) und uns bei einer möglichst effizienten Erledigung unserer To-Dos unterstützen. Wenn wir anfangen die To-Dos auf unserer Liste einfach von oben nach unten abzuarbeiten, wird das nicht so einfach am Stück möglich sein. D.h., wir führen z.B. ein Telefonat, schreiben dann eine E-mail, als nächstes folgt ein To-Do, das wir jetzt grade gar nicht erledigen können (jemanden treffen oder eine Erledigung machen), um danach wieder ein Telefonat zu führen. Auf diese Weise wird sehr viel Zeit verschwendet und wir kommen nicht richtig voran. Es empfiehlt sich deshalb die To-Dos in Kategorien aufzuteilen und sie dann in Blöcken zu bearbeiten.

Welche Kategorien gibt es, bzw. sind sinnvoll? Darauf gibt es keine allgemeingültige Antwort. Das könnt Ihr ganz frei entscheiden und die Aufteilung so vornehmen, wie es für Euch am besten passt und Sinn macht. Allerdings zeige ich hier gerne einige, für mich sinnvolle, Kategorien, die sich in meinem Alltag bewährt haben.

1.  Telefonate
2.  E-Mails
3.  Treffen
4.  Erledigungen
5.  Events
6. Projekte
7. Aufgaben (allgemein)

Wenn Ihr die für Euch passenden Kategoriern definiert habt, könnt Ihr die To-Dos auf Eurer Liste diesen zuteilen. Dafür könnt Ihr entweder eine neue To-Do Liste erstellen, die Kategorieen als Überschriften verwenden und dann die dazugehörigen To-Dos darunter aufführen (das ist die übersichtlichere Variante, macht aber etwas mehr Arbeit) oder Ihr verwendet die To-Do Liste die Ihr bereits erstellt habt und ordnet die To-Dos Euren Kategorien zu, indem Ihr sie markiert. Z.B. könnt Ihr für jede Kategorie eine Farbe festlegen (erstellt irgendwo eine kleine Legende, damit Ihr nachsehen könnt welche Farbe Ihr welcher Kategorie zugeteilt hattet, falls Ihr es mal vergesst) und allen To-Dos einer Kategorie diese Farbe geben. Genauso könnt Ihr es stattdessen auch mit kleinen Zeichen machen (Stern, Dreieck, Kreuz, etc.) oder Abkürzungen ("T" oder "Tel" für Telefonate z.B.). Probiert einfach aus, was für Euch am besten funktioniert.

To-Do Listen - Was ist das genau?

Episode 2 - Erste Schritte mit der To-Do Liste

Was ist das nun eigentlich genau, eine To-Do Liste und wie kann sie aussehen? Im letzten Post bin ich ja darauf eingegangen, welche Funktion eine To-Do Liste grundsätzlich hat und wie sie uns helfen kann unsere Gedanken und Aufgaben zu strukturrieren. Jetzt schauen wir uns das mal in der Anwendung an.

Beispiel: To-Do Liste mit Nummerierung und Spiegelstrichen

Eine To-Do Liste ist also ein Medium auf dem wir festhalten und ordnen was wir im Kopf haben, damit wir es aus dem Kopf haben. Das machen wir indem wir sie (z.B.) "zu Papier" bringen.



Dabei ist es zunächst nicht wichtig in welcher Reihenfolge wir unsere To-Dos aufschreiben oder wie wir sie kennzeichnen, das kommt später. Wir schreiben erst mal alles nacheinander, in einer Spalte auf das Blatt Papier. Ihr könnt jeder Aufgabe gerne einen "-" oder "*" voranstellen, um sie optisch noch besser von eineander zu trenn, das ist aber zunächst noch kein Muss.

Der erste Schritt ist getan! Wie fühlt es sich an? Mehr Punkte als gedacht? Egal, ob Eure Liste jetzt sehr lang ausgefallen ist oder eher überschaubar, zumindest habt Ihr jetzt einen guten ersten Überblick und könnt von da aus die nächsten Schritte vornehmen.


 Verschiedene Listen für verschiedene Themen

Wenn wir alle Dinge die uns grade im Kopf rumschwirren aufgeschrieben haben, ist es zu überlegen, ob man die Punkte vielleicht auf zwei oder mehrere verschiedene Listen verteilt. Ich verwende z.B. zwei Listen, eine für meine privaten Angelegenheiten und eine für die beruflichen. Je nach Anzahl der Punkte und verschiedenen Kategorien (Arbeit, privat, etc.), kann es auch für Euch Sinn machen verschiedene To-Do Listen anzulegen und die Punkte entsprechend ihres Themas darauf zu verteilen.

Geht also die Hauptliste noch einmal durch und überlegt, welche Einteilung sinnvoll wäre.
Allerdings würde ich mich nicht für zuviele verschiedene Listen entscheiden, da es sonst leicht unübersichtlich werden kann. Wir werden später weitere Möglichkeiten kennenlernen, unsere To-Dos innerhalb einer Liste zu kategorisieren und einzuteilen, deshalb würde ich mich in jedem Fall auf weniger als 5 verschiedene Listen konzentrieren - hier ist weniger nicht unbedingt mehr, aber mehr nicht unbedingt besser.

To-Do Listen - Sinn und Zweck

Episode 1 - Wozu benötigen wir To-Do Listen?

Was macht Ihr, wenn Euch eine Sache einfällt die Ihr nicht vergessen wollt? Ihr schreibt sie auf, richtig? Was mach Ihr wenn Ihr mehrere Sachen nicht vergessen wollt? Ihr schreibt sie ebenso auf? Sehr gut, dann nutzt Ihr To-Do Listen bereits in gewisser Weise.

Allerdings können To-Do Listen weitaus mehr. Sie helfen Euch nicht nur als Erinnerung, sondern befreien Euren Kopf und strukturrieren Euer Denken. Aufgaben und Themen, die in unserem Kopf herumschwirren, und uns manchmal keine Ruhe lassen, werden meistens "leiser" wenn wir sie aufgeschrieben haben - wir speichern sie somit extern, man kann sagen auf einem externen Datenspeicher (einem Blatt Papier, in einem Notizbuch, einer Excel-Tabelle, einer App, etc.). Dabei ist es im Endeffekt nicht wichtig auf was für einem Medium Ihr eure Notizen macht, wichtig ist, dass Ihr sie macht. Doch darauf werde ich später noch genauer eingehen.

Vielleicht gibt es unter Euch einige, die nachts manchmal wachliegen und nicht wieder einschlafen können, weil ihnen so viele Dinge durch den Kopf schwirren die sie noch erledigen wollen. Habt Ihr schon mal den Ratschlag bekommen Stift und Papier neben das Bett zu legen und Euch die Gedanken dann zu notieren? Ich kann die Methode nur empfehlen. Die Notizen müssen nicht besonders schön sein oder einem bestimmten Format entsprechen - es ist ja schließlich mitten in der Nacht -, schreibt nur einfach alle Gedanken nacheinander auf die Liste. Bei mir funktioniert ist, mein Kopf beruhigt sich und ich schlafe danach ruhig weiter.

Es gibt oft Disskusionen darüber, ob To-Do Listen sinnvoll sind oder nicht, ob sie zeitgemäß oder noch in Mode sind. Diese Disskusionen sind mir relativ egal und die Entscheidung darüber, überlasse ich jedem selbst. Ich meinerseits glaube, dass sie funktioniere und arbeite geren mit ihnen. Man kann sich natürlich über die From Gedanken machen und wann man sie für was einsetzt, aber grundsätzlich halte ich sie für eine gute Sache.

Die Entscheidung, ob Ihr To-Do Listen benutzen wollt oder nicht, kann ich Euch nicht abnehmen, aber wenn Ihr bis hierher gelesen habt, habt Ihr zumindest ein Interesse an dem Thema und wollt etwas darüber erfahren - das freut mich. Ich werde mich hier Stück für Stück mit dem Thema To-Do Listen befassen und den Sinn, Nutzen und die Arbeitsweise mit To-Do Listen erklären. Dabei werde ich ganz leicht beginnen und dann immer tiefer in das Thema und seine vielfältigen Möglichkeiten vordringen. Mein Blog ist also ideal geeignet, wenn Du nicht nur eine kurze Info dazu suchst, was eine To-Do Liste ist, sonder wenn Du strukturriert lernen willst wie Du sie richtig und erfolgbringend einsetzt.